Digitalisierung · Digital Health Center Bülach
Mitgliederverwaltung mit nahtloser Bexio-Anbindung
Das Digital Health Center Bülach ist eine Netzwerkorganisation, die regionale Akteure aus Forschung, Spitzenmedizin, Startups und Investoren zusammenbringt. Mit dem Wachstum der Mitgliederbasis wurden die bestehenden Excel-Listen und Einzelwerkzeuge zum Bremsklotz. Die Lösung: ein massgeschneidertes CRM mit direkter Bexio-Anbindung für Mitgliedsbeiträge und Fakturierung.
- Kunde
- Digital Health Center Bülach
- Branche
- Gesundheitswesen / Netzwerkorganisation
- Leistung
- Digitalisierung
- Zeitraum
- Projekt 2024–2025
Die Ausgangssituation
Mitgliederdaten lagen in verschiedenen Listen und Systemen, Bexio war getrennt, Marketing-Aktivitäten wurden separat getrackt. Eine einfache Frage wie «wie viele aktive Mitglieder haben wir, wer hat bezahlt, und wer wurde beim letzten Event nicht angeschrieben?» liess sich nicht ohne Excel-Akrobatik beantworten.
Der Ausgangspunkt
Das Digital Health Center Bülach betreibt ein aktives Netzwerk mit regelmässigen Events, Projekten und Mitgliederinitiativen. Die Geschäftsstelle brauchte drei Stunden pro Woche, um Mitgliederstammdaten über Systeme hinweg synchron zu halten – und selbst dann waren die Daten am Quartalsende selten konsistent.
Ein klassisches Standard-CRM war keine Option, weil die Organisationsstruktur (Mitglied, Partner, Förderer, Event-Teilnehmer, Projektbeteiligte mit unterschiedlichen Rollen pro Person) nicht in ein Salesforce- oder HubSpot-Datenmodell passt. Gleichzeitig war Bexio als bewährte Schweizer Buchhaltungslösung gesetzt.
Unser Ansatz
MineData hat in einem zweitägigen Prozess-Workshop zunächst das Datenmodell so definiert, dass Personen, Organisationen und Beziehungen flexibel abbildbar sind – eine Person kann gleichzeitig Mitglied (über Arbeitgeber), Event-Teilnehmer und Projektbeteiligte sein, und das Tool muss das abbilden.
- Eigenes CRM-Datenmodell mit Personen, Organisationen, flexiblen Rollen und Projekt-Beteiligungen
- Bidirektionale Bexio-Synchronisation über die offizielle v3-API: Kontakte, Rechnungen, Zahlungen
- Opportunity Management für Sponsoren-Akquise und Fördermittel-Pipeline
- Marketing-Automation-Grundlage mit Segmentierung nach Rolle, Tags und Aktivitätshistorie
- Migration aus drei Alt-Quellen (Excel, MailChimp, Legacy-CRM) in einem Durchgang
- Rollenbasierte Zugriffsrechte für Geschäftsstelle, Vorstand und Projektleiter
Die Bexio-Anbindung im Detail
Die Bexio-Integration deckt den vollständigen Lebenszyklus ab: Wird im CRM ein neuer Jahresbeitrag ausgelöst, erzeugt das System automatisch die Rechnung in Bexio, schickt sie aus und schreibt den Status zurück ins CRM sobald die Zahlung eingegangen ist. Ein Mitarbeiter der Geschäftsstelle sieht auf einen Blick, welche Mitglieder offene Rechnungen haben.
Umgekehrt werden in Bexio gepflegte Stammdaten automatisch ins CRM propagiert – Adressänderungen, neue Ansprechpartner, geänderte MwSt-Nummern müssen nur einmal erfasst werden. Das eliminiert die klassische Doppel-Erfassungs-Falle, die in den meisten «CRM + Buchhaltung»-Setups nach sechs Monaten zu Datenchaos führt.
Das Ergebnis
- 3 Stunden pro Woche weniger Administrationsaufwand in der Geschäftsstelle
- Zentrale Mitgliederverwaltung für alle Beteiligten (Geschäftsstelle, Vorstand, Projektleiter)
- Automatisierte Bexio-Synchronisation eliminiert Doppel-Erfassungen
- Effizientes Opportunity Management für Sponsoren- und Förderungs-Pipeline
- Gezieltes Netzwerk-Marketing mit Segmentierung nach Rolle und Aktivität
Eingesetzte Technologien
«MineData hat unser Netzwerk auf ein neues Level gehoben. Das CRM ist exakt auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten und die Bexio-Anbindung spart uns Stunden an manueller Arbeit pro Woche.»
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